第一讲商务文书写作的概述

商务文书写作概述

（一）商务文书的分类

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：

固定格式的商务文书

非固定格式的商务文书

2.按内容用途来划分

通用的商务文书

礼仪性的商务文书

（二）商务文书写作的作用

1.与别人进行某种形式的交流与沟通

2.“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。

3.避免陷入单向沟通的误区

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：

商务文书的写作步骤以及相应的重点；

商务文书的写作技巧；

商务文书写作的注意事项；

商务文书写作应掌握的范例。

（四）商务文书写作的特点与要素

商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的不同，其特点与要素主要包括：

1.商务文书写作的特点

简明

准确

朴实

庄重

规范

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：

主旨

材料

结构

语言

第二讲如何写出好文章（上）

商务文书写作的步骤

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标

1.主动目标与被动目标

2.将被动目标转化为主动目标

（二）步骤二：决定文章的正式程度(一)

在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：

形式

称谓

语气

第三讲如何写出好文章（中）

决定文章的正式程度（二）

（三）步骤三：设定文章的总体风格

1.把握总体风格的依据：游说矩阵

简单型

说服型

艰难型

解决问题型

2.总体风格的设定

简单型

说服型

解决问题型

艰难型

第四讲如何写出好文章（下）

（四）步骤四：选择文章的层次结构

1.连贯式

突出的重点

适应的情形

2.并列式

突出的重点

适应的情形

3.分析问题式

“只有结果”，这样的商务文书包括批复、指示以及命令等，它们通常都没有问题的原因也没有相关的分析，因为并没有这个必要。

“提出问题并分析问题”，情况简报就属于这样的类型。

“提出问题并解决问题”，例如公告和通知就属于这样的类型。

“提出问题、分析问题，最后解决问题”，这种类型实际上就包括了处理问题从始至终的整个逻辑关系，在实际工作终指导性的通报和决议就是最好的例子。

4.问答式

所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。

突出的重点

适应的情形

5.行动结果式

所谓“行动结果式”，就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。

（五）步骤五：列出文章的大纲

在明确了商务文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，撰写的的五个步骤就是列出文章的大纲。

1.列出大纲的好处和目的

2.具体的做法

利用大纲来有序地组织撰写者的思路，可以有以下两种方法：

提纲法

辐射法

（六）步骤六：撰写初稿

第五讲如何使文章生动有效（上）

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力

1.情感指数的内涵

2.情感指数的计算

3.增加情感指数的方法

增加第二人称代词

增加第三人称的专有名词

增加读者的姓名

增加对读者的暗指

第六讲如何使文章生动有效（中）

（二）努力做到“读者为尊”

在提出情感指数的基础上，接下来进一步提出“读者为尊”这个技巧。

1.“读者为尊”的内涵

一般的表述：

“读者为尊”的表述：

2.“最先提及读者而非自己”的原则

（三）进行有效的反馈

1.正面反馈

2.修正性反馈

3.负面反馈和没有反馈

（四）增加商务文书的紧迫性

1.增加紧迫性的作用

2.增加紧迫性的方法

时间的规范性

时间的精确性

时间的通用性

第七讲如何使文章生动有效（下）

（五）增加可信度

（六）做到行文简洁

要做到行文简洁可以采用以下的方式：

1.采用电报文体

2.另加附件

3.词句力求简单精炼

4.多用主动语式

5.适当运用缩略语

第八讲如何使文章更加规范（上）

（一）数字的使用规范

1.真实准确

2.各个分数之和与总数相等

3.统计口径一致

4.列举数字有可比性

5.注意倍数关系

6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合

（二）部分结构层次叙述的规范性

第九讲如何使文章更加规范（下）

（三）计量单位的使用规范

（四）综合校对的注意事项

1.做旁观者

2.做朗读者

3.做求教者

（五）词语的使用规范

（六）标点符号的使用规范

1.常见的标点符号使用错误

2.标点符号的种类

3.具体的用法

4.标点符号的点放位置

第十讲常用公文示范讲解（上）

（一）13种公务文书的撰写及规范

（二）商务信函、PPT、汇报文稿、宣传稿件的撰写及规范

课程标签：职业素养、办公技能