办公自动化在现代办公活动中日益普及，奠有别于传统的办公方

式。它改善了力公环境，提高了办公效率，节省了大量的人力与财力。

在力公活动中，其中办公设备起着十分重要的作用，了解力公设备相

关知识，学习办公自动化设备的使用，对现代办公有非常积极的作用。

本童知识要点：

0办公自动化的定义与基本功能

0办公自动化的层次结构与相关学科

'.办公自动化在国内外的发展历程及发展趋势

C办公自动化设备的分类

,C办公自动化设备对电源与环境的要求

1.1办公自动化

近年来，随着社会的进步、科技的高速发展，我们进入到一个崭

新的信息时代，数字化信息技术给我们的生活带来了巨大的变化，同

时也改变了我们的生活与工作方式。在现代办公活动中，已表现出明

显的信息时代的重要特征：办公信息不仅形式多样，而且信息量巨大

海量信息需要在办公过程中获取、存贮、处理、检索、存储、发布和

发送；信息的来源呈多渠道、全方位，并以Internet网络为信息的主

要来源，对信息的处理也有较高实时性的要求。

在实际力公过程中，人们发现采用传统的以手工处理为主的办公

方法对信息进行采集与加工处理，已远远不能适应快速高效的现代办

公需要，因此，我们必须实现力公自动化。

1.1 1办公自动化的定义

办公自动化(Office Automation，OA)作为—个术语，是由美国通用

汽车公司D.S哈特于1936年首次提出，并于20世纪50年代在美国首

先兴起，最初只是具有数据处理(EDP)的簿记功能，60年代被管理信息

系统(MIS)取代，直到70年代后期才形成涉及多种技术的新型综合学

科——办公自动化。美国麻省理工学院M.C.Zisman教授将办公自

动化定义为：办公自动化是将计算机技术、通信技术、系统科学及行

为科学应用于传统的数据处理难以处理的、数据庞大且结构不明确的

包括非数值型信息的力公事务处理的一项综合技术。

根据我国国情，国务院电子振兴办公室在1992年曾对办公自动

化作如下定义：办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、

管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办

公设备，并由这些办公设备与力公人员构成服务于某种办公目标的人

机信息系统。其目的是尽可能充分利用信息资源，提高工作效率与质

量、生产效率、辅助决策，服务于各级办公活动。

进入20世纪90年代，计算机网络的高速发展不仅为办公自动化

提供了信息交流的手段与技术支持，使力公活动跨时间与空间的信息

采集、信息处理与利用成为可能。它为办公自动化赋予了新的内涵和

应用空间，也提出了新的问题与要求。奠定义也随外部环境、支撑技

术以及人们观念的不断发展而逐渐形成、演变，并不断地充实与完善。

它是计算机技术、通信技术与科学管理思想完美结合的—种理想境界。

1.1 2办公自动化的特点

办公自动化是当前国际上高速发展的一门综合多种技术的新型学

科，是信息社会最重要的标志之一。办公自动化与传统的力公方法相

比主要有以下3个显著的特点。

1采用先进的科学技术

采用了先进的科学技术，如计算机技术、影像技术、网络技术、

通信技术等，它将人、计算机相信息三者综合成为一个办公体系，构

成—个服务于办公业务的人机信息处理系统，实现办公信息进行—体

化处理。

2采用现代化的力公设备

在办公自动化中，一个显著的特点就是采用了现代化的办公设

备，如微型计算机、复印机、照相机、通信设备等。由手工为主的办

公改变为应用办公自动化设备来完成现代办公。

3提高了工作效率，减少了差错率

采用了现代办公自动化设备后，既提高了信息的获取速度，又加

快了信息的盘理速度，同时可克服时间与空间上的限制，提高了办公

效率与质量，减少了工作中的差错率，更好地适应了现代办公的需要。

1.1 3办公自动化的基本功能

办公的主要场所是办公室，它是各种信息的汇聚点，也是各种信

息的处理加工场所。—个现代化的办公室，应该能有效地完成对信息

的采集、加工处理、存储、检索、备份，甚至销毁整个办公过程的管

理。

现代办公自动化系统的主要功能有：文字处理、语音处理、手写

处理、数据处理、表格处理、图形与图像处理、信息检索、辅助决策、

资料再现、资料共享等。如图1-1-1所示为常见办公自动化功能示意

冬。

1文字处理

文字处理是现代力公中最为常见的活动之一，包括对中文或外文

的录入、编辑、修改、存储、打印及版式设计等。现在公文的书写中，

一般都采用微型计算机来进行录入、编辑、打印与存储。力公中常用

的文字处理软件有Word和WPS文字处理软件等。

2语音处理

语音处理是指利用计算机技术对语音进行识别、合成、存储等。

经过多年的研究，语音处理系统目前已走向实用阶段，如在Office办

公软件中，Word文字处理软件中具有语音输入功能．Excel中增加了语

音合成输出，用于校对功能。

3数据处理

数据处理是对大批量数据的计算机输入、增加、删除、存储、分

类、索引、报表、查询、检索等文档进行管理，并可以将数据进行可

视化。为了减少数据的冗余度，保持数据的一致性口独立性，形成了

数据库技术。办公中通常在数据处理中使用关系型数据库，如Oracle、

Sybase、SQL Server等来进行办公信息管理系统的设计。

4表格处理

表格处理是指利用计算机来进行表格的设计、统计、比较处理等

操作，实现各个环节的自动化。表格处理由计算机来实现，使办公人

员摆脱了繁重的工作，避免了大量的抄写整理、运算等工作，也保证

了相关数据的格式化与准确性，并可对表格中的数据进行统计及采用

图形化来进行表示，使表格中的数据更加直观，大大地减少了差错率。

办公中常用的处理软件有Excel、WPS表格等。

5图形与图像处理

图形与图像处理是指利用计算机、数码相机、扫描仪等设备将图

形或图像以数字形式进行输入与存储，按照一定的要求处理后，再通

过数字输出恢复为图形或图像。利用计算机的图形处理功能，可以规

划和设计项目的流程图，并可对相关图像资料进行数字化，如显示、

压缩、复原、切割、识别、加密等处理。通常采用照相机或摄像机获

取，再用Photoshop、ACDSee等软件来进行处理。

6信息检索

信息检索是指从信息资源的集合中查找所需文献或查找所需文献

中包含的信息内容的过程。它采用一套科学、快速、准确、方便的查

找方法和手段，查询各种需要的信息，提高信息的利用率。现在，随

着Internet的广泛使用，越来越多的办公人员从网上检索到所需要的

信息。

7辅助决策

辅助决策是指办公人员利用计算机协助对相关的信息进行分析

判断从而提供决策的可选方案。换言之，是利用计算机的智能化处理

软件，对复杂事件的决策提供可行的各种方案，协助甚至替代办公人

员进行决策或预断。

8资料再现

资料再现是指各种打印、复制、复印及图片制作等功能，该功能

的实现可利用复印机或使用计算机系统来实现。

9资源共享

利用计算机技术与网络技术可实行对资源的共享，让更多的办公

人员来使用这个信息，提高信息的利用率。

10信息的加密与安全

对关键信息的加密与信息安全，不能只在办公制度的管理上进

行，利用计算机等设备，可以在技术上实现对必要信息的加密与解密

使信息的存储、传输等变得更安全、更可靠。

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